Reforma Tributária: empresas terão dois sistemas até 2033, o que fazer agora?

Desde janeiro de 2026, parte das empresas passou a incluir nas notas fiscais os primeiros campos relacionados à CBS e ao IBS, mesmo em fase de testes. A medida acompanha o avanço da regulamentação, com novas regras e obrigações acessórias sendo definidas ao longo deste semestre. As empresas do Regime Normal (Lucro Real e Presumido) já começaram essa emissão neste ano, enquanto para o Simples Nacional a transição está prevista para 2027, ampliando gradualmente o alcance das mudanças.

Com a implementação em andamento, empresas já passam a lidar com a convivência entre o modelo atual e o novo sistema até 2033, o que exige ajustes nas rotinas fiscais e financeiras. “A emissão de notas é o primeiro ponto de impacto, mas a adaptação envolve também a organização dos dados e a integração entre áreas”, afirma Reginaldo Stocco, CEO da Vhsys.

Com as mudanças em curso, a preparação das empresas exige revisão de processos e organização de dados. Confira as recomendações do especialista:

1. Ajustar a emissão de notas fiscais na prática

O primeiro passo é entrar no sistema de emissão e validar como os novos campos estão sendo preenchidos. Isso envolve revisar configurações fiscais, atualizar tabelas de impostos e rodar testes reais de emissão para identificar rejeições. Empresas que utilizam sistemas integrados conseguem fazer esse ajuste de forma centralizada; já quem depende de preenchimento manual ou múltiplas plataformas precisa revisar ponto a ponto.

2. Revisar cadastros com foco em consistência (não só conferência)

É preciso padronizar cadastros: garantir que produtos e serviços tenham classificação correta, descrições alinhadas e vínculos fiscais coerentes em todo o sistema. O ideal é extrair relatórios, identificar divergências e corrigir em lote, evitando ajustes manuais isolados que não se sustentam na rotina.

3. Trazer tudo para uma única base de dados

Se informações estão espalhadas entre planilhas, sistemas diferentes ou controles paralelos, o risco de inconsistência aumenta. O movimento aqui é concentrar emissão, financeiro e fiscal em um único ambiente ou garantir integração automática entre eles. Isso permite que uma nota emitida já reflita corretamente no financeiro e na apuração.

4. Ajustar o fluxo real das rotinas (do lançamento à apuração)

Mapear o caminho completo: quem emite a nota, onde ela é registrada, como chega ao financeiro e como entra na apuração. Na prática, isso significa eliminar retrabalho (como lançar duas vezes a mesma informação) e garantir que os dados fluam sem intervenção manual entre etapas.

5. Substituir controles paralelos por automação dentro do sistema

Planilhas de apoio, controles manuais e cálculos feitos fora do sistema tendem a gerar divergências. O ajuste aqui é trazer essas rotinas para dentro da ferramenta de gestão, seja cálculo de impostos, conciliação ou controle de receitas, reduzindo dependência de intervenção humana.